إدارة المرافق الرياضية
لكل مؤسسة أو منشأة دور ومهمة جاءت لأجله. وتقوم شركة اكسبر للاستشارات وإدارة الاعمال في هذا التقرير بعرض أهم الأسس والمبادئ العامة التي ينبغي الوقوف عندها في حال تنظيم المرافق الرياضية وإدارة الفعاليات، والتي تتطلب وجود إدارة جيدة واستعداد أمثل لتلك الأحداث. فبعد تصميم المنشأة وقيامها الفعلي، يتطلب الأمر حسن الإدارة والتدبير وبطريقة فاعلة، وذلك للاستفادة منها وتحقيق الهدف الذي جاءت لأجله. والمقصود بإدارة المرافق هو توفير الخدمات العامة والتنظيم الأمثل للاستفادة من تلك الأصول وأجزائها المكونة.
وفيما يلي جانب من مؤشرات النجاح أو check list والتي يتعين وجودها عند إدارة الفعالية:
السياسيات واللوائح
قبل استخدام المنشأة يتعين على مجلس الإدارة أو الإدارة المعنية إصدار كافة اللوائح والنظم العامة للإشراف وإدارة المنشأة بشكل مؤسسي، بعيد عن الاجتهادات الفردية التي قد تكلف المؤسسة الشيء الكثير. وللإدارة الحق في صياغة تلك السياسات التي من المنتظر أن تستمر بشكل دائم بعيدا عن تواجد وحضور هؤلاء الأفراد. فمن غير المتوقع عند قيام وتشييد الملاعب الرياضية أن تكون الخدمات المقدمة مختلفة على حسب الموسم أو الأجواء، إنما الاستدامة والاستمرارية في العطاء على خطى وأساس ثابت، هو الأصل بوجود مثل تلك اللوائح التي جاءت للتنظيم.
ومن ضمن السياسيات التي ينبغي التأكيد عليها هو بند استمرارية الأعمال “خطى الطوارئ” في حال حدوث الكوارث أو الأحداث الغير متوقعة،
مثل انقطاع التيار الكهربائي، نشوب حريق، ..الخ. كما يجب أن يتضمن هذا البند آلية الحصول على الإسناد والدعم اللازم من بقية جهات ومؤسسات الدولة وبطريقة عملية.
الصيانة والتنظيف
وكما هو معلوم فإن الملاعب الرياضية تتضمن العديد من الأصول والمباني التي ينبغي المحافظة عليها أولاً للاستفادة منها بشكل دائم. وأولى عمليات المحافظة تلك هي بتفعيل عقود الصيانة الدائمة والتي تعتبر الخط الأول لحماية تلك الأصول. وينقسم بند الصيانة إلى جزئين رئيسين وهما الصيانة الدورية، والصيانة التفاعلية. أما النوع الأول – الصيانة الدورية فهي تلك التي تعمل ضمن خطة موضوعة بإتقان والتعامل معها بشكل مستمر، والتي لا ينبغي أن تكون أصول المنشأة – الاستهلاكية -قد تأثرت بعد الاستخدام بشكل ملحوظ، مثل اللمبات، مواسير الحمامات، النباتات وأرضيات الملاعب، المصاعد، .. الخ. أما الصيانة التفاعلية فإنها تأتي بعد حدوث الطوارئ التي تستوجب التوقف عندها في لحظتها لإزالتها والتغلب عليها، مثل الأمطار الغزيرة، الكسور، الحريق، ..الخ. وفي حال تجاهل أو تأجيل الصيانة الدورية لأسباب مختلفة، فإنها سرعان ما تتحول إلى بند الصيانة التفاعلية التي قد تأجل الاستفادة من المنشأة أو الاضطرار لصرف مبالغ مالية أكبر.
وبعد التأكيد على بند الصيانة وأهميته، ينبغي عمل الاختبارات اللازمة وجولات التفتيش للتأكد من سلامتها واستمرار عملها. كما يتضمن هذا البند التأكيد على عمليات التنظيف والتعقيم اللازمة لبقاء عمل المنشأة بشكل جيد، والتي تتضمن إزالة المواد الغير مرغوب بها مثل الأوساخ والغبار، والتي من شأنها تسهيل إقامة المباريات عليها بشكل سريع. ونشير إلى أن بند الصيانة وعقود التنظيف يستنزف الكثير من النفقات، إلا أنه ضروري لبقاء أصول المنشأة واستخدامها بشكل أمثل.
الأمن والسلامة
ولما كانت المنشأة الرياضية تتعامل وتتضمن الأفراد من لاعبين وجمهور بالإضافة إلى أجهزة إدارية وفنية، فإن ذلك كله يتطلب التأكيد على وجود كافة أنظمة الأمن والسلامة اللازمة للحفاظ على تلك العناصر البشرية. وتبدأ هذه الخطوة في مرحلة التصميم وتشييد المبنى، والتي ينبغي كذلك بعدها التأكد من تحقيق مبادئ السلامة. ومن تلك العناصر، وجود نظام جيد ضد الحرائق ومكافحة الدخان، طفايات الحريق وفحص معدات السلامة من الحرائق، وفحص مخارج الطوارئ والسلالم، وكاميرات المراقبة، وغيرها. بالإضافة الى ذلك، فإن أهمية التعامل مع العنصر البشري أثناء الأحداث الرياضية لها من الأهمية القصوى، وذلك بتوافر الأجهزة الطبية بمعداتها وإمكاناتها المختلفة، بالإضافة الى الإسعافات الأولية. كما ينبغي التأكيد على أهمية توافر نظم خاصة لصيانة معدات الأمن والسلامة. أما بالنسبة للجهة المسؤولة عن هذه الإدارة، فإن دورها لا يقتصر قبل أيام المباريات، بل وحتى في يوم إقامة المباريات، من تنظيم وتحقيق أعلى معايير الكفاءة الأمنية والتشغيلية لتحقيق السلامة اللازمة.
الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات
تتطلب الإدارة الجيدة الاتصال مع أصحاب المصالح بشكل سريع، وذلك للوقوف حول اتخاذ القرار في الوقت المناسب. كما أن الدور مناط كذلك على المعنين في هذه الإدارة للتعامل اللائق مع الشكاوى وخدمة العملاء. وكما ينبغي التأكيد على وجود مثل تلك الأجهزة المستخدمة، وبالأعداد المطلوبة، مع سلامة تشغيلها.
التسويق والمبيعات
الواجهة الإعلامية لجميع ما سبق من تجهيزات ومؤسسات تتوج ببند التسويق والمبيعات، التي تساهم بدورها في تنمية المصادر المالية للمنشأة.
فالتسويق الجيد وطرح تذاكر حضور المباريات في المواقع الإلكترونية والتطبيقات الحديثة، كلها ستسهم في تعظيم الإيرادات المحققة. ومع ذلك ينبغي التأكيد على ضرورة تضافر جهود العاملين في المؤسسة، على إنجاح التنظيم وإدارة العنصر البشري في يوم إقامة المباريات. فمن خلال وجود هذه الإدارة، يمكن للجماهير الدخول إلى الملعب والخروج منه بشكل منظم، وذلك بوجود اللوحات الإرشادية وباستخدام التكنولوجيا الحديثة. كما تتضمن مهام هذا القطاع الحصول على حقوق بث المباريات عبر التلفزيون، بالإضافة الى الرعايات التجارية من الشركات، والتي ستسهم في إضافة المزيد من المصادر المالية للخزينة.
إدارة الفعاليات
وتعد إدارة الفاعليات من أهم الإدارات في المنشأة في يوم الحدث الرياضي، وذلك بأنها معنية في نقل العناصر البشرية من جماهير وضيوف من وإلى الملعب، وأثناء إقامة المباراة، وتبدأ فاعلية هذه الإدارة قبل أيام من إقامة المباراة بالاجتماع بفريق العمل، وتحديد العدد المتوقع من الجمهور الذي سيحضر ونوعه، وسلامة ونشاط الأجهزة. كما تعنى هذه الإدارة بالتنسيق مع بقية الأجهزة ومؤسسات الدولة، للحصول على الدعم المطلوب يوم المباراة.
وفي أثناء يوم الحدث الرياضي، يبدأ دورها في تنظيم مواقف سيارات الجمهور، والدخول إلى الملعب حسب التذاكر والباركود، وتفعيل والتأكيد على سلامة الأجهزة الأمنية والكاميرات، وغيرها من أمور تسهم في نجاح الحدث.
الضيافة والتموين
ينبغي كذلك الاستثمار في قطاع الضيافة والتموين، وذلك بهدف مزدوج وهو تحقيق إيرادات إضافية تساهم في تغطية المصاريف التشغيلية للمؤسسة، مثل وجود المطاعم والمحلات. كما يمكن من خلال هذا البند تفعيل ودعم المجتمع من خلال تفعيل دور الشركات الصغيرة والمتوسطة SME ، وتشجيعها للعمل. كما أن نشاط قطاع الضيافة والإمداد يكون في أوقات إقامة المباريات والأنشطة بشكل أوضح، ما يتطلب توافر بقية المصادر الإدارية اللازمة في تلك الفترة.
إدارة النفايات
لما كان وجود العديد من الأفراد في هذه المنشأة أثناء الحدث الرياضي شيء متوقع، فإنه من المتوقع كذلك وجود العديد من النفايات التي ينبغي التعامل معها باحترافية، فقد يتطلب الأمر الجمع والتخزين المؤقت لتلك النفايات أثناء إقامة المباريات، وبعد الانتهاء منها، لتكون المنشأة جاهزة للحدث القادم. كما يمكن الاستثمار بالمنشأة من خلال المحافظة على البيئة وإعادة التدوير والاستخدام.
دعم الأحداث
ومع توافر تلك الإمكانيات والاستعداد الجيد، إلا أنه من المتوقع وجود بعض المفاجآت التي ينبغي مواجهتها بشكل أفضل. ولذلك جاء الدور على إدارة دعم الأحداث، والتي يكون دورها في يوم المباراة تقديم وتوفير الدعم الفني اللازم، وخدمات استكشاف الأخطاء واصلاحها في اليوم ذاته.
وختاما تقول الشركة، ان الاستعداد المسبق وعمل التجهيزات اللازمة سيسهم في إبراز دور الإدارة الجيدة وبناء صورة حضارية عن المنشأة والدولة، خصوصاً عند إجراء المباريات الدولية.
كما أن لعمليات التطوير وكسب الخبرة من بقية المؤسسات الدولية دورها في تحقيق أعلى قدر من الكفاءة التشغيلية لتلك المنشأة مع تقليل حجم المخاطر.
فيما يلي ملخص للخدمات التي تقدمها شركة اكسبر للاستشارات وإدارة الأعمال لعملائها:
