البيروقراطية ليست قاعدة من قواعد الأعمال، بل هي نظام قيمي يتشكل مع مرور الوقت بسبب ثقافة المؤسسة الناتجة عن سلوك بعض الموظفين. وتنتشر البيروقراطية في كل قطاع من قطاعات الاعمال، بأحجام مختلفة، وتتواجد بشكل أفضل في المؤسسات العامة للدولة. ويمكن تطوير الأعمال والالتفاف حولها، وذلك نحو تقديم الخدمة بشكل أفضل، استدراكاً لدور ومهمة المؤسسة التي جاءت لأجلها. وتقوم شركة اكسبر للاستشارات وإدارة الأعمال في هذا التقرير، بنشر محاور إزالة البيروقراطية في الأعمال، وتسريع وتيرة الإنجاز. فإزالة البيروقراطية تتطلب جهد ونهج يرتكز على مبدأ تبسيط العمليات، تعزيز الكفاءة، وتمكين الموظفين. وفيما يلي تلك الخطوات لتحقيق ذلك:
تحليل العمليات الحالية
يتعين في البداية مراجعة خط إنجاز العمليات الحالية وسير العمل في المؤسسة، وذلك نحو تحديد الخطوات غير الضرورية أو المعقدة. وكلما تم وضع مهمة المؤسسة mission أمام فريق العمل، كلما تم إدراك حجم الأعمال الزائدة، وبالتالي مجاراتها والالتفاف حولها. كما يتعين في هذه المرحلة قياس سرعة تقديم الخدمة، ومقارنتها بالأداء التاريخي للمؤسسة، أو بتلك المؤسسات المنافسة، والتي يمكن استخدام الاستبيانات أو الملاحظات، لرصد وقياس وتيرة الإنجاز.
تبسيط الإجراءات
تأتي الخطوة التالية من خطوات القضاء على البيروقراطية، بتقليل أعداد الوثائق والنماذج المطلوبة، لإنجاز المهام. ويمكن ربط أو دمج بعض الخطوات أو الإجراءات مع بعضها، نحو عملية التبسيط المنشودة. وتبدأ عملية التشخيص بتحليل الأعمال، وعمل نموذج تجربة المستخدم. فعلى مستوى تجربة المستخدم، يمكنك تخيل الخدمة المقدمة من منظور العميل الخاص، ومدى تحقيق الرضا له. فالتصميم الذي يرتكز على المستخدم، عادة ما يكون وسيلة جيدة للقيام بالعمل. ومع مرور الوقت، تكون ثقافة المؤسسة قد تكونت واستطاعت توليد نفسها بنفسها، نحو تقليل حجم الأعمال الزائدة عن كاهل عمل المؤسسة.
الاستفادة من التكنولوجيا
تعتبر التكنولوجيا واستخدامها من الأمور المهمة في الحد من مدار وموجات البيروقراطية. لذلك يتعين الاستثمار في التكنولوجيا الحديثة لحل المهام الروتينية، مثل إدخال البيانات أو بعض الموافقات المطلوبة. كما يمكن استخدم برامج إدارة المشاريع والوثائق الإلكترونية لتقليل الاعتماد على الأوراق.
التفويض والتمكين
تساهم بعض الإجراءات الإدارية في تقليل طول الدورة المستندية، وذلك عن طريق منح الموظفين بعض الصلاحيات لاتخاذ قرارات أكبر دون الحاجة إلى الرجوع للإدارة العليا. كما أن تشجيع ثقافة الثقة والمسؤولية في المؤسسة سيساهم في بلوغ الأهداف، بدلاً من الرقابة والمتابعة المفرطة. وتعد تلك الخطوة من الأهمية بمكان، كونها مهمة في بناء فريق عمل قادر على تحمل المهام، والشعور بالولاء والانتماء للمؤسسة.
إعادة تصميم التسلسل الهرمي
تأتي الخطوة التالية من خطوات الحد من الإجراءات البيروقراطية، بتصميم الهيكل التنظيمي الجيد في المؤسسة. إذ أن تقليل أعداد مستويات الإدارة سيسرع من عملية اتخاذ القرار. فالهيكل التنظيمي الأفقي يعتبر الأنسب في حل مثل تلك المشاكل. ويعتمد حجم الجهد المبذول في ذلك، على حجم البيروقراطية الموجودة في داخل المؤسسة.
تغيير ثقافة المؤسسة
كما أن تشجيع فريق العمل على المرونة والابتكار بدلاً من التمسك بطريقة العمل التقليدية، له من الأثر في تسريع وتيرة الإنجاز الإداري. بالإضافة إلى أن الجهود التي تبذل في سبيل إصلاح مسار العمل، تعد من الاستثمارات الضرورية لبقاء المؤسسة حية وفاعلة على مدى المستقبل.
وختاماً قالت شركة اكسبر للاستشارات، بأنه كلما كان عمر المؤسسة كبيراً، كلما احتاجت لجهود إضافية نحو بلوغ النتائج. كما أن ترسيخ مبادئ العمل الحديثة، والشغف نحو التطوير وتحقيق نتائج أفضل، له من الأثر في تحقيق إنجازات أفضل. بالإضافة إلى أن القضاء على البيروقراطية في المؤسسة سيسهم في خلق صورة إيجابية عن العمل وانطباع جيد عن العاملين، وتوفير أوقات إضافية للإبداع والتطوير. ونجد اليوم حولنا، العديد من المؤسسات العامة التي قاومت الثقافة القديمة، وسعت نحو تسريع وتيرة الإنجاز، بفضل وجود رؤية، وإدارة تنفيذية شبابية واعدة.
Nayef A. Bastaki
EXCPR Founder & MD
Consultancy and Business Management Co.
Bureaucracy in business © Reference: 390.8.2025
+965 600-EXCPR (600-39277)
