بقلم/ محمد سعد خليل
تعتبر المنطقة التي يتم فيها استلام الأموال النقدية من الآخرين مقابل تحرير سند قبض لهم من قبل أمين الصندوق منطقة رخوة، أي ممكن بسهولة أن يحصل بها اختلاس أو تلاعب إما من قبل أمين الصندوق مباشرة أو من قبل أشخاص آخرين بالتعاون مع أمين الصندوق.
المهمة الأساسية لأمين الصندوق هي تحصيل الأموال النقدية من المنتفعين من خدمات أو نشاط المنشأة، سواء كانت المنشأة حكومية من القطاع العام، كالمستشفى أو المحكمة مثلا، أو منشآت لا تهدف إلى تحقيق الربح كالجامعات والأندية والجمعيات الخيرية والنقابات والاتحادات …إلخ، أو منشآت من القطاع الخاص مثل الشركات المساهمة العامة والخاصة وشركات الاتصالات، وشركات التأمين والمدارس الخاصة وشركات الطيران …إلخ، حيث يقوم أمين الصندوق بتحصيل الأموال النقدية مقابل تحرير سند قبض موقعاً منه ومختوم بختم المنشأة الرسمي بالمبالغ التي تم استلامها من دافعي الأموال النقدية، ليقوم أمين الصندوق فيما بعد بإيداع تلك الأموال النقدية في الحساب الخاص بالمنشأة لدى البنك.
يتوفر لدى غالبية أمناء الصناديق في أماكن أعمالهم قاصة حديدية لحفظ الأموال النقدية (تجوري)، غالبا ما تكون مثبتة بجدار أسمنتي وأبواب فولاذية وقفل يمنع أي شخص من الوصول إلى الأموال النقدية المستلمة أو تحريك القاصة الحديدية من مكانها.
تختلف وظيفة أمين الصندوق عن وظيفة الكاشير، الذي غالبا ما يكون جالس خلف ماكينة كهربائية ذات ماسح ضوئي سكانر (حاسبة وحافظة نقود) لتسجيل المبيعات والسلع الاستهلاكية والنثرية في الأسواق، من حيث:
أولا: يوجد هناك توقيع معتمد لأمين الصندوق على حساب البنك الخاص بالمنشأة التي يعمل فيها، فهو يحمل توقيع من فئة ج على الشيكات ومستندات الصرف، حيث أن التوقيع من فئة ا خاص بالمدير العام، و فئة ب خاص بوظيفة مدير الشؤون المالية، بينما من يعمل بوظيفة كاشير لا يطلب منه التوقيع على مستندات الصرف والشيكات.
ثانيا: يحتفظ أمين الصندوق بسجلات مطابقة يومية الصندوق لغايات الجرد، وبقسائم الإيداع البنكية، وكذلك بجلود ودفاتر نسخ وصول المقبوضات، أي النسخ الزرقاء والصفراء في حالة النظام اليدوي، أما إذا كان النظام إلكتروني فيحتفظ بنسخ إلكترونية وأخرى يقابلها سندات الصرف، وكذلك بدفاتر الشيكات المستخدمة (الأورومات) وبأي سندات دفع إن وجدت، وبسجل وكشوفات أسماء الأشخاص والجهات التي تم دفع الأموال لها لمدة لا تقل عن خمس سنوات من تاريخ تحرير سندات القبض في حالة القبض، أو كشوفات أسماء وتواقيع الجهات المدفوع لها في حالة الدفع، وذلك كمتطلب قانوني، بينما الكاشير لا يطلب منه ذلك.
وبناء عليه نستطيع القول أن عملية إعداد مذكرة التسوية البنكية أصبحت ضرورة حتمية من أجل مطابقة ما هو موجود في الصندوق والسجلات المحاسبية، مثل دفتر اليومية ودفتر الأستاذ العام، مع الرصيد البنكي، وهنا لا بد من التأكيد على ضرورة الفصل بين الوظائف Segregation of functions ، فمثلا يجب أن يتم إعداد القيود اليومية في دفتر اليومية من قبل شخص آخر غير الذي يقوم بإعداد مذكرة التسوية البنكية والذي بطبيعة الحال يختلف عن أمين الصندوق.
تعرف مذكرة التسوية البنكية Bank Reconciliation Statement بأنها إفادة أو تقرير مالي يتم إعداده لمقارنة الرصيد النقدي في سجلات الشركة مع الرصيد النقدي في البنك والوارد في كشف حساب البنك.
تكمن أهمية مذكرة التسوية البنكية في اكتشاف الأخطاء ومراقبة الاحتيال وفهم حركة الأموال ، وتسهيل إجراءات التدقيق على الأموال النقدية.
حالة عملية:
أظهر كشف حساب البنك لدى شركة شبكو لاستيراد وتجارة الألبسة النسائية الجاهزة في العاصمة البحرينية المنامة، أن رصيد الحساب الوارد في كشف البنك بتاريخ ٣١ / ١٢ / ٢٠٢٤ ، يساوي ٣٦ ألف دينار، فإذا علمت ما يلي:
الشيكات الصادرة وغير المدفوعة تساوي ١٢ ألف دينار، والإيداعات التي بالطريق تساوي ٤ آلاف دينار، وقيد الخطأ البنكي على حساب الشركة يساوي ٥٠٠ دينار.
المطلوب: ما هو الرصيد الصحيح للنقدية في البنك؟
الإجابة:
مذكرة التسوية البنكية كما هي في
٣١ / ١٢ / ٢٠٢٤
| المبلغ | البيان |
| ٣٦٠٠٠ | رصيد حساب الشركة الوارد في كشف البنك |
| ٤٠٠٠ | يضاف: إيداعات بالطريق |
| ٥٠٠ | يضاف: خطأ البنك |
| ٤٠٥٠٠ | الإجمالي |
| (١٢٠٠٠) | يطرح: الشيكات الصادرة وغير المدفوعة |
| ٢٨٥٠٠ | رصيد النقدية الصحيح في البنك |
